Pierwszym krokiem przed organizacją konferencji i warsztatów powinno być sprawdzenie niezajętych terminów na wynajem sali konferencyjnej. Trzeba zarezerwować salę konferencyjną, aby nie być późnej niemile zaskoczonym gdy dowiemy się, że pożądany przez nas czas jest zajęty. Przygotowujący konferencję muszą wiedzieć, że organizacja konferencji może być doskonałą okazją do pozyskania sponsorów. Niestety faktem jest, że bardzo niewielu organizatorów zdaje sobie w ogóle z tego jakąkolwiek sprawę. Z całą pewnością konferencja
2, która zbiera w jednym miejscu wiele} osób, może być wspaniałą okazją dla wielu firm do promowania ich usług czy produktów. Sponsorzy raczej niechętnie przekazują jakieś większe sumy pieniędzy na organizację, ale zapewniają np. poczęstunek i materiały promocyjne dla wszystkich uczestników. Organizatorzy tego rodzaju imprez muszą zdawać sobie sprawę, że podstawą sukcesu jest odpowiednia reklama imprezy. Organizatorzy konferencji muszą sprawić, żeby o imprezie było głośno w różnych mediach. Jednym ze sposobów na reklamowanie konferencji czy szkolenia jest zaangażowanie do tego projektu władz powiatowych. Władze gminne mogą użyczyć wspaniałej sali konferencyjnej czy reklamować imprezę na oficjalnej stronie miasta lub kalendarzu imprez. Doskonałym rozwiązaniem może być również stworzenie oficjalnej strony internetowej konferencji. W dzisiejszych czasach można to zrobić naprawdę bardzo małym nakładem np. domena – 10 zł, hosting – 100 zł stworzenie strony – 1100 zł. Taki rodzaj promocji umożliwi pobranie informacji o konferencji specjalistycznym portalom tematycznym. Następnym aspektem profesjonalnej organizacji konferencji jest dostarczenie atrakcji jej uczestnikom w czasie wolnym od wykładów. Wspaniałym i często praktykowanym pomysłem są wycieczki ukazujące gościom największe atrakcje turystyczne regionu w którym organizowana jest impreza. Tego typu wycieczka połączona ze zwiedzaniem jest doskonałym pomysłem , ale jedynie w przypadku gdy konferencja ma miejsce z dala od miejsca zamieszkania jej uczestników.
